Toutes les entreprises n’ont pas les moyens ni la volonté d’être leur propre hébergeur et gestionnaire de système d’information, et cela peut se comprendre facilement. Les locaux, les machines, et surtout, la main d’oeuvre et l’expertise nécessaire pour mettre en place et maintenir un système d’information fonctionnel, sécurisé et agile n’est pas à la portée de toutes les structures. De plus, certaines entreprises préfèrent tout simplement se concentrer sur leur coeur de métier, plutôt que d’intégrer des problématiques techniques reposant hors de leur domaine d’activité.
Ainsi, lorsque l’entreprise n’internalise pas la fonction informatique, elle doit confier la gestion de son système d’information à un prestataire. Les données, les logiciels et tout le capital informationnel passent dans les mains d’une autre entreprise, avec les risques que cela suppose : des risques en matière de sécurité et de sauvegarde, mais aussi, des risques en cas de conflit ou de mauvaise volonté de la part de l’hébergeur. Pour se prémunir de ce genre de problèmes, il est important de mettre en place des contrats “béton” permettant de couvrir ces différentes problématiques et d’assurer un certain nombre de garanties aux sociétés clientes.
Dans cet article, nous allons donc nous pencher sur la clause du contrat d’hébergement liée à la possibilité pour les sociétés clientes de négocier la récupération de leur données : c’est à dire, la clause de réversibilité.
Principes généraux de la réversibilité
La réversibilité est une notion désormais courante dans le domaine de la gestion des données. Au sens premier, le mot réversibilité signifie : qui peut être mis en sens inverse. En informatique, la réversibilité, c’est la possibilité de récupérer la jouissance de ses données, généralement après les avoir confiées à un tiers.
Vous pouvez ainsi avoir besoin de vous voir restituer vos données pour différentes raisons :
- vous souhaitez arrêter la prestation
- vous souhaitez changer de prestataire. Soit parce que vous êtes en désaccord avec le prestataire, soit parce qu’un ou plusieurs de vos besoins ne peuvent être satisfaits par votre prestataire, soit que le prestataire vous signifie lui-même l’arrêt ou la modification de la prestation.
- vous souhaitez internaliser la gestion de ces données au sein de votre entreprise
Dans tous les cas, ces données que vous avez transmises à votre hébergeur doivent vous être rendues dans leur intégralité et dans leur intégrité. De plus, elles doivent pouvoir être à nouveau exploitables, par vous-même ou par un autre prestataire.
D’autres éléments sont à prendre en compte concernant la restitution de ces données, notamment :
- Le format et le support de restitution
- Le délai de mise à disposition des données
- La date jusqu’à laquelle il est possible d’obtenir la restitution des données
La rédaction de la clause de réversibilité
S’il est une clause qu’il est important de ne pas oublier lors de la rédaction de son contrat d’hébergement, c’est bien la clause de réversibilité. Lors de la rédaction de cette clause, il s’agira de prendre en compte les différentes recommandations que nous avons évoquées plus haut.
Ainsi, concernant le délai de mise à disposition des données, l’hébergeur doit s’engager à les fournir dans un temps raisonnable, que l’entreprise cliente sera libre d’apprécier. La non mention d’un délai de mise à disposition peut être extrêmement préjudiciable en cas de fin de contrat non souhaitée ou subie.
La date jusqu’à laquelle les données sont disponibles est également importante. En effet, il peut être intéressant de faire courir cette date ultérieurement à la fin de la prestation, par exemple, 3 ou 6 mois après, de façon à ce que le client puisse bénéficier d’une certaine latitude pour effectuer la demande et la récupération desdites données.
La mise en place de la réversibilité
Pour mettre en place la réversibilité, conformément aux conditions énoncées dans le contrat d’hébergement, le prestataire peut définir des normes devant être respectées et peut planifier des procédures au moment de la passation des données.
Ce “plan de réversibilité” peut ainsi comprendre des actions telles que :
- une documentation régulière du projet
- l’utilisation de matériel et de technologies standards et régulièrement mises à jour
- la planification des différentes étapes de transfert des données au client : préparation de l’infrastructure du client dédiée à recevoir les données, basculement des données, recette, transfert de compétences aux équipes en place.
Pour une réversibilité optimale, on tâchera ainsi de penser à l’ensemble de ces clauses et conditions, et à décrire très précisément la façon dont le transfert est réalisé et les moyens mis en oeuvre.
Ainsi, nous venons d’aborder la notion de clause de réversibilité, une clause absolument indispensable dans tout contrat d’hébergement informatique, car elle permet au client de recouvrir la jouissance de son capital informationnel dans le cas où la prestation avec l’hébergeur devait s’arrêter, pour une raison ou pour une autre. Outre la connaissance du concept de réversibilité, il est important de saisir les enjeux de cette réversibilité, afin d’inclure dans les clauses du contrat des points importants tels que les dates de mises à disponibilité des données, le support et le format de restitution, ou encore, la description du plan de réversibilité et des procédures prévues.
Pour en savoir plus sur le contrat d’hébergement informatique, et bénéficier de nos conseils, rendez-vous sur notre catégorie contrat de maintenance informatique.
